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Artikel aus Mobile Times 16

Mobiler Akt

Es soll vorkommen, daß auch die Bürokratie Veränderungen erlebt, auch wenn diese Erneuerung momentan auf das Außenministerium beschränkt ist. Die alte Ordnung, seit Maria Theresias Zeiten fast unverändert, wurde revolutionär innerhalb eines Jahres beseitigt. Der Akt, hin- und hergeschoben in Wägelchen und Säcken, ist nicht mehr, was er war. Eingescannt erscheint er nun auf jedem Bildschirm gleichzeitig - das Phänomen Aktenlaufzeit ist damit Vergangenheit. 90% seines Daseins wartete der Papierakt auf den Transport!

Modernisierungsschub ...

Ursache für diesen Modernisierungsschub war das allbekannte Sparpaket, das die Ministerien zwingen will, mit weniger Personal und Kosten ihre Arbeit zu erledigen. Und da Zeit Geld ist, lag es speziell im Außenamt nahe, hierauf das Augenmerk zu lenken. Das Außenministerium hat sicher die weitesten Wege zwischen seinen Amtsgebäuden, man braucht nur an die diversen Botschaften und vor allem an den häufigen Kontakt mit Brüssel denken. Ein gutes Netzwerk kann viel bringen, und so wurde die Firma Unisys als Generalunternehmer beauftragt, ein Intranet aufzubauen, das mit Standardsoftware funktioniert. Mit der schon 1993 getroffenen Entscheidung für Windows NT war ein Basisbaustein schon vorgegeben. Für die Digitalisierung von Papierdokumenten und die optische Archivierung empfahl sich OPEN/image von Eastman Software. Diese ursprünglich von WANG entwickelte Software wurde kürzlich von Kodak erworben und firmiert nun unter dem Namen Eastman Software. Kodak hat natürlich im Zusammenhang mit dem Wachstumsmarkt Digitale Kameras besonderes Interesse, seine Produktrange in diesem Bereich zu komplettieren.

Das Projekt MEDIA (= Modernisierung der elektronischen Datenverarbeitung im Außenministerium) wird vervollständigt mit FABASoft Components als Trägersoftware. Am 30. Juni wurde der letzte PC installiert - das erste flächendeckende System läuft.

... wird nicht von allen verkraftet

Nicht alle Beamten konnten es verkraften, daß der altbekannte Amtsweg nun verkürzt wird, die strenge Hierarchie aufgelöst wird. Im Interesse der Effizienz dürfte der nun eingeschlagene Weg der richtige sein. Als brave Untertanen können wir nur hoffen, daß der mobile Akt auch mehr Mobilität im Denken und Handeln der Verwaltung einleitet und das Schlagwort "schlankere Verwaltung" Gestalt annimmt.